Au titre de programme 275, le SG a réuni autour de lui tous les responsables d’actions dudit programme. Il a été question de poser un diagnostic sur le fonctionnement des structures afin d’en dégager des solutions et proposer un plan d’actions devant mener celles-ci vers une administration d’excellence.
Le diagnostic établi a fait ressortir les éléments ci-après :
Faible mobilité du personnel ; Environnement de travail désuet et insalubre ; •Difficulté de suivi de l’exécution du budget du MINFI ; Difficulté dans la gestion des dépenses communes relative à l’assistance sociale ; •Présence des démarcheurs dans la gestion quotidienne des services ; Infrastructure en TIC disparate ; Faible sécurisation dans la gestion du courrier; •Faible appropriation de l’application de traitement informatisé du courrier ; Communication insuffisante sur l’ensemble des supports (radio, télé, internet, presse) ; •Recours non systématique au service de la traduction ; •Mauvais archivage des documents du MiNFI ; •Utilisation non optimale de la ressource humaine disponible ; Inadaptation de certains textes régissant le fonctionnement des certains activités du MINFI Faible remontée de l’information du niveau opérationnel vers le niveau stratégique •Non-respect des délais de reporting des réunions Faible niveau d’appropriation de la démarche du contrôle de gestion par les responsables.
A l’issue de ce diagnostic et des échanges qui ont suivi, les propositions de solutions suivantes ont été retenues :
•Déploiement/Nomination du personnel à des intervalles réguliers ;
Sécurisation des espaces de travail ; Réhabilitation du cadre de travail ; Installer un terminal PROBMIS dans le service en charge du suivi de l’exécution du budget ; • Adaptation du cadre juridique de l’assistance sociale ; •Contrôler les accès du MINFI ; •Elaborer un manuel de procédure et un guide de l’usager ; •Mettre en œuvrele schéma directeur informatique du MiNFI ; Poursuivre l’informatisation du courrier ; Traitement informatisé du courrier ; •Mettre en œuvre la stratégie de communication du MINFI ; Saisir systématique des services de la traduction ; •Réactiver le programme : « Sauver les archives du MiNF » ; •Former le personnel du MINFI ; •Actualiser les textes régissant certaines activités au MiNFI ; Transmettre de manière systématique au SG des comptes-rendus des réunions des services techniques ; Fixation d’un délai maximum de 48h pour la transmission des comptesrendus ; •Renforcer les capacités des responsables en matière de contrôle de gestion.