REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix – Travail – Patrie
REPUBLIC OF CAMEROON Peace – Work – Fatherland MINISTRY OF WATER RESOURCES AND ENERGY
AVIS DE SOLlicitATION A MANIFESTATION D'INTERÊT
00000004 N° /ASMI/MINEE/SG/CI/2023 DU 18 JAN 2023
POUR LA PRESELECTION DES CABINETS OU BUREAUX D'ETUDES TECHNIQUES (B.E.T) EN VUE DE LA MODERNISATION DU MINISTERE DE L'EAU ET DE L'ENERGIE (MINEE) A TRAVERS L'ACQUISITION, L'INSTALLATION ET LA CONFIGURATION D'UN LOGICIEL DE GESTION ET DE CENTRALISATION DU COURRIER DU MINEE
FINANCEMENT : BIP 2023
Le Ministre de L’Eau et de l’Énergie se propose par le présent Avis à Manifestation d’Intérêt Ouvert, d’arrêter une liste restreinte de Cabinets Nationaux qualifiés à soumissionner pour la modernisation du MINEE à travers l’acquisition, l’installation et la configuration d’un logiciel de gestion et de centralisation du courrier du MINEE, financée par les ressources de l’État, pour le compte de l’année budgétaire 2023.
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Ministère de l’Eau et de l’Énergie face aux enjeux socioéconomiques actuels (accès à l’eau potable et à l’énergie pour toutes les couches sociales…) a vu son domaine de compétence s’élargir, avec pour corollaire une augmentation considérable du courrier à traiter au quotidien d’une part et des documents à archiver d’autre part. les courriers et documents traités jusqu’ici manuellement entraînent un réel problème de traçabilité, d’où la difficulté de leurs suivis et les plaintes constantes des usagers.
Il est désormais impératif de dématérialiser la gestion du courrier et la conservation des archives du MINEE pour la traçabilité, la diligence dans le traitement des dossiers et face aux enjeux de divers ordres à l’instar des :
- Enjeux juridiques : Le MINEE doit fluidifier ses process et conserver ses archives pendant une durée minimale. Ce délai de conservation, qui varie selon la nature des documents, peut aller jusqu’à cent-vingt ans. Il doit protéger ses droits en cas de contentieux et justifier son activité lors d’un contrôle.
- Enjeux de sécurité : Le MINEE devra sécuriser les sites d’hébergements des applications, les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques. Ils doivent disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité, etc.). Le MINEE devra également gagner en efficacité tout en assurant la sécurité et la fiabilité des processus.
- Enjeux financiers : le MINEE devra réduire le temps consacré à la recherche d’archives et augmenter la célérité des dossiers induisant ainsi une meilleure efficacité, un gain d’espace et une optimisation des coûts.
- Enjeux technologiques : L’information/ la donnée du MINEE devra être pérenne, interopérable entre les différents systèmes ou encore réversible entre format. Le
MINEE devra en outre transformer tout son flux papier en flux numérique et automatiser leurs traitements.
De ce qui précède, il paraît opportun d'envisager une solution durable au problème de gestion de courrier et d'archivage de la documentation par l'acquisition d'un système moderne, sécurisé, fiable et efficient de gestion du courrier et de conservation des archives numérique.