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Mars 2025
| DESCRIPTION DU POSTE | Fonction : Agent administratif Filière : Organisation & Support Famille : Moyens généraux Métier : Courrier/Documentation Entité d'appartenance : Bureau d'ordre et autres entités. |
| MISSION PRINCIPALE | Assurer le traitement et le suivi des dossiers administratifs courants selon l'organisation de l'entité d'affectation. |
| ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES | Opérations : (le cœur de la fonction, ce qui la différencie des autres fonctions)
Traitement des dossiers • Assurer l'enregistrement, la collecte et la ventilation des courriers ou documents administratifs ; • Préparer, constituer et suivre les dossiers administratifs selon les procédures et normes du domaine ; • Saisir les courriers, notes d'opportunités, comptes rendus et procès-verbal ; • Effectuer le classement numérique et physique des dossiers.
Organisation des activités • Assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions, séminaires ou ateliers organisés par l'entité d'affectation ; • Définir les besoins en approvisionnement et suivre l'état des stocks ; • Préparer les commandes : • S'assurer des travaux de reprographie ; • Recueillir les requêtes des usagers et les orienter le cas échéant.
Reportings • Tenir à jour les registre de suivi des travaux ; • Produire les états ou tableaux de synthèse et de contrôle. |
N°:SEQ.002/2025
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| Gestion des ressources : (budget, finance, ...) • Néant Organisation / moyens : (moyens techniques, méthodologies...) • Organigramme • Modes opératoires/Manuels de procédures • Cadre réglementaire/Normes • Equipements de bureau Management : (encadrement des équipes...) • Non | ||
|---|---|---|
| POSITION HIERARCHIQUE | • Fonctions de rattachement : - Rattachement hiérarchique : Chef de Section ; - Rattachement fonctionnel : Chef de service. • Fonction(s) supervisée(s) : - Néant | |
| PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS | Internes : • Correspondants des autres entités | Externes : • Usagers |
| DONNEES QUANTITATIVES | • Effectifs supervisés (N-1) : 00 | |
| PROFIL REQUIS | Formation et/ou expérience professionnelle : • Bac +2/3 en Administration et/ou gestion d'entreprise, Archivage, Gestion documentaire, Connaissances requises : • Maîtrise des outils bureautiques (excel, word, powerpoint). | |
| PROFIL DE COMPETENCES¹ | Compétences techniques | Niveau requis |
| • Archivage/Gestion documentaire | • 3 | |
| • Outils et médias de communication | • 3 | |
| • Utilisation de logiciels | • 3 | |
| • Expression écrite et orale | • 3 | |
| • Organisation / procédures | • 3 | |
| • Analyse | • 2 |
¹ Voir la DRH pour le référentiel de compétences
N°:SEQ.002/2025
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N°:SEQ.002/2025
| • Synthèse | • 2 | |
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| • Reporting | • 2 | |
| • Connaissance de l’institution | • 2 |