| APERÇU DU POSTE Sous la supervision directe du / de la Chargé (e) de la Communication, l'Assistant(e) Protocole mettra en place, planifiera, gérera et coordonnera les activités et les événements portant sur des aspects protocolaires et logistiques du GIABA et les événements officiels organisés par le GIABA en Côte d'Ivoire et partout où besoin sera. ### RÔLES ET RESPONSABILITÉS - Assurer la planification et la mise en œuvre des dispositions administratives et logistiques pour les réunions, conférences, ateliers au sein et/ou à l'extérieur du Siège. - Assurer l'actualisation des informations (brochures, prix des billets d'avion, prix et contacts) sur les hôtels, les centres de conférence et les lieux de réunion. - Assurer la recherche de lieux de réunion et de chambres d'hôtel adéquats pour les réunions devant se tenir hors du Siège. - Assurer la préparation des plans de niveau des salles de réunion, bureaux et autres lieux de conférence conformément aux besoins définis. - Assurer le lien entre le GIABA et les autres Unités de la CEDEAO pour les approvisionnements, l'équipement, l'appui technique et administratif avant, pendant et après les réunions et conférences. - Commander et/ou répertorier les approvisionnements et équipements pour les conférences (pancartes, insignes, drapeaux, gadgets, cartes d'inscription, ordinateurs portables, matériel audiovisuel...). - Assurer le lien avec les Services Administratifs relativement à l'inventaire/stockage, aux mouvements/expéditions et à la distribution des équipements et fournitures de conférence. - Préparer les répertoires téléphoniques pour les Conférences et des notes d'information pour le personnel. - Assurer la préparation des annonces pour panneaux d'affichage et les placer aux endroits appropriés ; - Assurer la collecte de documents de référence pour les interprètes. - Préparer les estimations de coûts préliminaires pour les différents biens et services ; - Assurer la préparation des documents d'engagement pour signature. - Assurer le suivi des demandes, des bons de commande et de la certification des factures. - Assurer la préparation et la mise à jour des listes et registres du personnel de conférence temporaire disponible, notamment des interprètes. | |
